Ultimo aggiornamento: 23 febbraio 2026
Portals AI (di seguito "noi", "nostro" o "Portals AI") rispetta la privacy dei propri utenti e clienti e si impegna a proteggere i dati personali in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR UE 2016/679) e la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) svizzera.
La presente Privacy Policy descrive come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e proteggiamo i dati personali relativi ai nostri servizi di Receptionist AI Vocale e Chat Agents.
Portals AI
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Svizzera
Email: [email@portalsai.ch]
Telefono: [+41 XX XXX XX XX]
Raccogliamo i seguenti dati quando interagisci con il nostro sito web o richiedi i nostri servizi:
Quando visiti il nostro sito web, raccogliamo automaticamente:
Quando utilizzi i nostri servizi di AI Voice Receptionist e Chat Agents, potrebbero essere processati:
I tuoi dati personali, le registrazioni vocali e le trascrizioni delle conversazioni NON vengono utilizzati per l'addestramento (training) dei modelli di Intelligenza Artificiale generativa pubblici o dei nostri fornitori (es. OpenAI, Anthropic, Telnyx). Utilizziamo protocolli Enterprise che garantiscono la segregazione dei dati: le tue conversazioni rimangono private e vengono utilizzate esclusivamente per erogare il servizio richiesto.
Importante: Se il tuo studio tratta dati sanitari attraverso i nostri sistemi, sei responsabile come Titolare del Trattamento di informare i tuoi pazienti e ottenere i consensi necessari secondo le normative GDPR e LPD.
Trattiamo i tuoi dati personali per le seguenti finalità:
Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento cliccando sul link di disiscrizione presente in ogni email.
Condividiamo i dati solo con partner affidabili necessari per l'erogazione dei servizi. Tutti i fornitori sono vincolati contrattualmente a trattare i dati secondo GDPR e LPD, con adeguate misure di sicurezza:
Ove tecnicamente possibile, Portals AI configura la propria infrastruttura e quella dei propri fornitori (es. Telnyx, Make.com) per utilizzare server situati all'interno dell'Unione Europea (es. regione EU-Central) al fine di minimizzare i trasferimenti extra-europei.
Per i fornitori con sede negli Stati Uniti (es. Telnyx, OpenAI, Vercel), i trasferimenti di dati avvengono nel rigoroso rispetto della LPD e del GDPR attraverso:
Potremmo divulgare dati se richiesto da:
Conserviamo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario. Di seguito una panoramica dettagliata:
| Categoria Dati | Finalità | Base Giuridica | Periodo |
|---|---|---|---|
| Dati Account & Contratto | Gestione cliente, accesso servizi | Esecuzione Contratto | Durata account + 10 anni (obblighi amministrativi) |
| Dati di Fatturazione | Contabilità e Fisco | Obbligo Legale (CH) | 10 anni (Art. 957 CO) |
| Registrazioni Vocali & Log | Funzionamento AI, controllo qualità | Esecuzione Contratto / Legittimo Interesse | 12 mesi (o cancellazione immediata in modalità "Zero-Retention") |
| Dati Vocali (Elaborazione) | Sintesi vocale e trascrizione live | Esecuzione Contratto | Tempo Reale (non archiviati dal provider AI post-elaborazione in Zero-Retention) |
| Log Conversazioni Chat | Storico assistenza, miglioramento | Legittimo Interesse | 12 mesi |
| Dati Marketing | Newsletter, promozioni | Consenso | Fino a revoca del consenso (Opt-out) |
| Dati Tecnici & Cookie | Sicurezza sito, analytics | Legittimo Interesse / Consenso | 24 mesi (anonimizzati) |
Alla scadenza dei termini, i dati vengono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.
In conformità con GDPR e LPD, hai i seguenti diritti:
Puoi modificare le tue preferenze tramite il banner cookie, il link "Gestisci Cookie" nel footer o le impostazioni del browser.
Implementiamo misure tecniche e organizzative avanzate:
I nostri servizi non sono destinati a minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.
Ci riserviamo il diritto di modificare questa policy. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email.
Per domande sulla privacy:
Email: privacy@portalsai.ch
DPO: [Nome DPO o Email dedicata]
Se sei uno studio professionale che utilizza i nostri servizi AI per trattare dati dei tuoi pazienti/clienti:
Portals AI - Intelligenza Artificiale al Servizio della Tua Efficienza
Documento Valido dal: 23 febbraio 2026
Ultimo aggiornamento: 23 febbraio 2026
Ai fini dei presenti Termini e Condizioni (di seguito "T&C"), si intende per:
L'acquisto o l'utilizzo dei Servizi di Portals AI implica l'accettazione integrale e incondizionata dei presenti Termini e Condizioni. Eventuali condizioni generali del Cliente sono espressamente escluse.
Portals AI si riserva il diritto di modificare i presenti T&C in qualsiasi momento. Le modifiche entreranno in vigore dalla data di pubblicazione sul sito web. I Clienti con servizi attivi verranno informati via email almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore delle modifiche sostanziali. La continuazione dell'utilizzo dei Servizi dopo tale data costituisce accettazione delle modifiche.
Portals AI offre i seguenti servizi professionali:
Descrizione:
Sistema di receptionist
virtuale con intelligenza artificiale che risponde automaticamente alle chiamate telefoniche
in entrata, gestisce richieste di informazioni, fissa appuntamenti e fornisce supporto
clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Tecnologia utilizzata:
Il servizio è
basato sull'infrastruttura di telecomunicazione Telnyx e su modelli di intelligenza
artificiale di
terze parti (OpenAI, Anthropic). Per i clienti svizzeri ed europei, Portals AI configura il
sistema affinché lo storage e l'elaborazione dei dati avvengano, ove tecnicamente possibile,
in regioni situate nel territorio Svizzero o dell'Unione Europea (EU-Central).
Descrizione:
Assistente virtuale
conversazionale intelligente integrato nel sito web del Cliente per interazione automatica
con i visitatori, risposta a domande frequenti e generazione lead.
Tecnologia utilizzata:
Il servizio è
basato su piattaforme AI avanzate.
Il Cliente effettua l'ordine tramite compilazione form sul sito web, richiesta scritta via email o firma di preventivo. Portals AI conferma l'ordine via email entro 2 giorni lavorativi.
Tempistiche indicative:
Le tempistiche decorrono dalla ricezione di tutti i materiali.
Al termine dello sviluppo, Portals AI consegna il servizio per test. Il Cliente ha 5 giorni lavorativi per richiedere modifiche minori. Decorso tale termine, il servizio si intende approvato.
I prezzi sono espressi in Franchi Svizzeri (CHF) e suddivisi in Costo Setup (one-time) e Canone Manutenzione (ricorrente).
Pagamenti tramite Bonifico bancario SEPA/SWIFT.
Portals AI si riserva il diritto di adeguare i canoni con preavviso di 60 giorni. Il Cliente può recedere senza penali entro 30 giorni dalla comunicazione.
Il contratto di manutenzione ha durata minima di 12 mesi dalla data di attivazione. La cancellazione anticipata comporta l'addebito dei canoni residui.
Al termine, il contratto si rinnova automaticamente di mese in mese, salvo disdetta.
Il Cliente può cancellare il servizio inviando comunicazione a [email@portalsai.ch] con preavviso di 30 giorni. Il costo di Setup non è rimborsabile.
Portals AI può risolvere il contratto per mancato pagamento (>60 giorni), uso illegale o violazione dei T&C.
Il Cliente si impegna a:
Fornire testi, loghi e credenziali necessari in tempi utili e garantirne i diritti d'uso.
Rispondere ai feedback entro 5 giorni lavorativi e partecipare alla formazione.
Utilizzare i servizi in conformità con la legge svizzera, non effettuare spam o attività illecite.
Il Cliente è Titolare del Trattamento dei dati dei propri utenti finali e deve ottenere i necessari consensi.
Se il Cliente opera in settori regolamentati (es. Studi Medici, Dentistici, Legali, Notarili), si applicano le seguenti disposizioni aggiuntive:
Il Cliente riconosce che Portals AI agisce in qualità di Ausiliario ("Hilfsperson") ai sensi dell'articolo 101 del Codice delle Obbligazioni e dell'articolo 321 del Codice Penale Svizzero. Portals AI e i suoi collaboratori sono vincolati alla più stretta riservatezza sui dati trattati.
È responsabilità esclusiva del Cliente informare i propri pazienti che stanno interagendo con un assistente virtuale AI e ottenere il consenso informato all'uso di tale tecnologia, in conformità con la deontologia medica e le leggi vigenti.
Il Cliente si impegna a NON utilizzare il servizio AI Voice Receptionist o Chat Agent per trasmettere o raccogliere dati clinici diagnostici dettagliati, referti completi o cartelle cliniche (Dati Sensibili). L'AI deve essere utilizzata per finalità di triage amministrativo (appuntamenti, orari, informazioni generali).
Su richiesta del Cliente operante in settori ad alta sensibilità, Portals AI può configurare l'infrastruttura Telnyx per operare in modalità di non-conservazione delle registrazioni audio e delle trascrizioni, eliminando i dati immediatamente dopo il processamento necessario all'esecuzione del servizio.
Portals AI si impegna a fornire servizi con diligenza professionale, utilizzare tecnologie aggiornate e garantire la sicurezza dei dati.
Portals AI punta a garantire una disponibilità del 99% su base mensile, escluse manutenzioni programmate e cause di forza maggiore.
Backup automatici giornalieri, crittografia TLS/SSL e misure di sicurezza standard.
Portals AI non garantisce risultati commerciali specifici (lead/vendite), accuratezza al 100% delle risposte AI ("no-hallucination guarantee"), o posizionamento SEO specifico.
Portals AI non è responsabile per informazioni inesatte fornite dall'AI (allucinazioni), interpretazioni errate o decisioni prese dagli utenti finali basandosi su tali risposte. Il Cliente è tenuto a supervisionare periodicamente le conversazioni.
La responsabilità complessiva di Portals AI è limitata all'importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti, con un massimo di CHF 10'000. Sono esclusi danni indiretti, perdita di profitto o di dati.
Nessuna responsabilità per interruzioni causate da fornitori terzi (Telnyx, Make.com, OpenAI, Provider Internet) o attacchi informatici.
Portals AI agisce come intermediario per le tecnologie terze e non risponde per modifiche unilaterali o disservizi di tali provider.
Detiene la proprietà del codice sorgente, delle configurazioni AI e dell'infrastruttura.
Mantiene la proprietà dei propri contenuti (testi, dati, loghi) e riceve una licenza d'uso del servizio limitata alla durata del contratto.
Portals AI può citare il Cliente nel proprio portfolio salvo diniego scritto.
Entrambe le parti si impegnano a mantenere riservate le informazioni confidenziali (strategie, dati clienti, prezzi) per la durata del contratto e per i 3 anni successivi.
Per i dati degli utenti finali (pazienti/clienti), il Cliente è Titolare del Trattamento (Controller) e Portals AI è Responsabile del Trattamento (Processor). Il trattamento avviene in conformità con la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e il GDPR.
Il trattamento è regolato dal Data Processing Agreement (DPA) fornito, conforme all'Art. 28 GDPR. Il Cliente prende atto e accetta che Portals AI utilizza sub-responsabili certificati, avendo già in essere Data Processing Agreement (DPA) comprensivi di Standard Contractual Clauses (SCC) firmati con infrastrutture chiave come Make.com (Celonis) e Telnyx, garantendo un livello di protezione dei dati adeguato per la Svizzera e l'UE anche in caso di trasferimenti transfrontalieri necessari all'erogazione del servizio.
Registrazioni e log conservati per 12 mesi salvo diverso accordo o richiesta specifica di modalità "Zero-Retention".
Portals AI può aggiornare le tecnologie o sostituire fornitori terzi per migliorare il servizio. Modifiche sostanziali (riduzione funzionalità o aumento costi) danno diritto al recesso.
Nessuna responsabilità per inadempimenti causati da catastrofi naturali, guerre, pandemie, scioperi o blackout prolungati.
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Documento valido dal: 23 febbraio 2026